Auxiliar de Diretoria Bilíngue

Empresa nacional de grande porte no segmento jurídico.

Auxiliar os executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Recepcionar clientes externos e internos, organizar eventos e viagens e controlar documentos e correspondências.

Fornece suporte de secretariado/administrativo diretamente aos executivos e demais colaboradores, exercendo confidencialidade, tato e diplomacia.

Organizar e controlar a agenda diária de atividades da equipe, comunicando e/ou relembrando compromissos aos colaboradores e informando os eventos e datas importantes.

Atender e efetuar ligações, transmitindo recados, quando necessários, e fazendo follow-up dos contatos realizados e/ou em standby.

Apoiar no controle e identificação de débitos das ligações telefônicas, boletos de táxi, serviços de entrega e retirada de documentos, solicitação de vales realizada pelas respectivas equipes, bem como adiantamento aos clientes nacionais e internacionais, prestação de contas de despesa junto à equipe, por meio do preenchimento de ND, conforme procedimentos, bem como, manter-se informado quanto aos procedimentos das áreas de apoio.

Controlar e acusar o recebimento e envio de documentos, principalmente aqueles que envolvem questões com prazo e/ou assuntos mais complexos.

Recepcionar clientes e visitantes procurando identificá-los, verificando suas pretensões para prestar-lhes informações e encaminhá-los as pessoas ou setor procurados.

Formatar, organizar e controlar documentos produzidos pelas equipes tais como cartas, relatórios, petições, procurações, contratos, comunicações.

Organizar/agendar/auxiliar em reuniões, eventos internos e externos e feiras de estágio.

Organizar e preparar viagens, conforme procedimentos, providenciando bilhete aéreo, reservas de hotel, transporte, pacote de serviço de roaming, quando necessário, vale, compra de moeda em espécie etc.

Sempre que necessário, providenciar vistos e renovação de passaportes.

Suporte para atividades administrativas rotineiras do escritório (pagamentos, prestação de contas, correios, cartórios, OAB, leitura de diários oficiais, pesquisas, transcrição de textos, atividades de sistemas da organização e atividades compatíveis) bem como, auxiliar a equipe no processamento das notas de honorários e revisar e acompanhar as notas de despesas do caso sob responsabilidade do sócio encaminhado pelo contas a receber, recorrendo aos advogados em caso de dúvidas, liberando-as para cobrança.

Ensino Superior em Secretariado ou técnico em Secretariado;

Experiência anterior na função de no mínimo 3 anos;

Inglês Avançado;

Pacote Office.

Assistência médica e odontológica;

Seguro de vida;

Participação nos lucros;

Vale refeição;

Incentivo educacional;

Folga de aniversário.